Altijd inzicht in het hele proces

Overamstel houdt overzicht met Biblio3

Auteur: Frank VeerkampEducatieve media | Nieuwsmedia | Publieksmedia | Vakmedia
voeg toe aan mijn kennisbank
Altijd inzicht in het hele proces

Bij elke uitgeefbeslissing worden een hoop aannamen gedaan waarvan pas tijdens de productie en verkoop blijkt of ze reëel zijn. Een goed, liefst real-time overzicht in alle kosten, uitgaven en statussen is essentieel om een bedrijf gezond te houden.
 
In de meeste organisaties zijn in de loop der jaren alle administratieve processen stuk voor stuk geautomatiseerd. Daardoor ontstaat al gauw een lappendeken aan softwarepakketten: een pakket voor het voorraadbeheer, een ander pakket voor de contacten en weer een ander voor planning.
Ook bij Overamstel Uitgevers hadden ze veel losse systemen, met name omdat het concern is ontstaan door de overname van verschillende uitgeverijen. Die hadden elk hun systemen voor zaken als acquisitie, voorraadbeheer en verkoop en die systemen communiceerden lang niet altijd met elkaar. Dat werd een acuut probleem toen The House of Books werd overgenomen van ECI: vanwege het faillissement van ECI werd de stekker letterlijk uit de computers getrokken. Om The House of Books voort te kunnen zetten moesten de systemen zo snel mogelijk overgezet naar de omgeving van Overamstel Uitgevers.

 

Alles in één systeem

Tibor Kuijs, IT Director bij Overamstel Uitgevers, werkte destijds bij CNR Music, een andere werkmaatschappij binnen het moederbedrijf. Vanuit de muziekindustrie was hij gewend dat alle relevante informatie in één systeem zat. Dat wilde hij ook voor de uitgeverijtak: een systeem dat het hele productieproces omvat, van pre-acquisitie tot royaltybetalingen. Hij kreeg de taak het meest geschikte pakket voor Overamstel te zoeken.

Eén van de redenen dat Overamstel voor Biblio3 heeft gekozen, is dat Danny Francken van Bizon Software binnen vijf minuten nadat Kuijs het verzoek om informatie verstuurd had belde om een afspraak te maken. Kuijs: ‘Goede communicatie is essentieel bij zo’n project. Niet alleen in de verkoopfase, maar ook daarna. Tijdens de implementatie door Virtusales uit Engeland hebben we ook steeds contact gehouden. Virtusales heeft een ticketingsysteem dat ervoor zorgt dat een vraag of opmerking rechtsreeks bij de juiste technicus terechtkomt. Daardoor blijft een vraag nooit ergens hangen. Verschillende mensen, waaronder Danny, lezen mee, zodat iedereen weet wat er speelt.’

Gehele workflow

Overamstel omvat nu zeven uitgeverijen: Carrera Culinair, Hollands Diep, Horizon, Lebowski, Moon, The House of Books en Voetbal Inside. Alle publicaties van deze uitgeverijen zitten in het systeem. Zodra een uitgever een manuscript of idee heeft dat het verdient om uitgegeven te worden, wordt het in het systeem gezet. Vervolgens legt het systeem alle relevante keuzes voor: welk formaat wordt het boek, moet de tekst vertaald worden, om hoeveel woorden gaat het, welke illustraties worden gebruikt, hoeveel boeken zullen er mogelijk verkocht worden. Zowel medewerkers van productie, redactie, verkoop als de uitgever kunnen hierbij hun input leveren. Als alle waarden zijn ingevuld, komt er automatisch een voorcalculatie uit. Mocht die tegenvallen, dan kunnen er alsnog lastige keuzes worden gemaakt.

Om het keuzeproces te stroomlijnen en dubbel werk te voorkomen zijn veel sjablonen en modellen in het systeem opgenomen. Er zijn bijvoorbeeld templates voor de vormgeving van het buiten- en binnenwerk aanwezig, maar ook modelcontracten voor de rechthebbenden. Deze sjablonen dienen alleen als uitgangspunt: er kan nog steeds maatwerk worden geleverd. In de contracten kunnen bijvoorbeeld de afspraken over royaltymodellen en nevenrechten worden verwerkt.

Als de calculatie rond is, gaat hij automatisch naar het management, dat wel of niet akkoord geeft. Miscommunicatie wordt hierbij uitgesloten: als Martijn Griffioen niet op akkoord klikt, is het onmogelijk om een boek in productie te nemen.

Zonder akkoord is het onmogelijk om een boek in productie te nemen

Tijdens de productie kan er van alles gebeuren waardoor het noodzakelijk is om de plannen aan te passen. Om het proces van aanpassen en bijsturen niet te stroperig te maken zijn er drempelbedragen vastgelegd: onder die drempel mag een medewerker zelf beslissen wat de beste oplossing is, daarboven moet het management toestemming geven. Ook deze stappen zitten in het systeem verwerkt, waardoor ze niet vergeten of genegeerd kunnen worden.

Historisch inzicht

‘Een belangrijk voordeel van Biblio3 is dat alle wijzigingen worden bijgehouden’, zegt Tibor Kuijs. ‘Soms blijkt dat een bepaalde uitvoering niet mogelijk is of moet de planning aangepast worden. In de meeste systemen wordt er dan een nieuwe versie van een document gemaakt met daarin de nieuwe gegevens, maar is niet terug te vinden wie wanneer heeft besloten om iets te wijzigen en waarom. Omdat nu alle versies bewaard worden kunnen we dat wel terugzien en kunnen we achteraf beoordelen welke beslissingen gewerkt hebben en welke niet.’
‘Alle communicatie wordt opgeslagen, zodat we direct tot in details de status van een uitgave kunnen zien. Als er bijvoorbeeld iemand ziek wordt, kan een ander het werk overnemen zonder te hoeven zoeken in mailboxen of computermappen.’

Besparing op e-books

De complete administratie op de schop nemen is een grote stap, maar ze zijn bij Overamstel blij dat ze die genomen hebben. De implementatie is vrijwel probleemloos verlopen, het werk verloopt soepeler en de kosten zijn al terugverdiend. Dat komt mede doordat Overamstel de e-books niet meer via CB Online distribueert, maar zelf aanlevert bij de verschillende webshops als Amazon, Google, Kobo, Scribd en Storytel (voorheen Mofibo).

Daarvoor worden boekbeschrijvingen aangeleverd in ONIX-bestanden, een internationale standaard gebaseerd op XML. Daarin staan inhoudelijke gegevens als taal, inhoudsbeschrijving, flaptekst en trefwoorden, maar ook verkoopgegevens als verschijningsdatum en prijs. Online boekhandels die hun systemen daarop ingericht hebben hoeven niet meer te doen dan het bestand in te lezen en in de shop op te nemen.

Nu de boel draait maakt Overamstel nieuwe plannen. Omdat het bijvoorbeeld nog maar vijf minuten kost om alle royaltygegevens te verwerken kan Overamstel sinds begin november twee maal per jaar met auteurs en andere rechthebbenden afrekenen; zij ontvangen hun geld dus voortaan vaker en sneller. Een wens waaraan nog gewerkt wordt is dat auteurs, vertalers, fotografen en andere externen op het systeem kunnen inloggen en bijvoorbeeld hun planning kunnen inzien.