Nooit meer ‘…maar dat heb ik toch op je bureau gelegd?’

Meer efficiency in een complexere omgeving

Auteur: Frank VeerkampPublieksmedia
voeg toe aan mijn kennisbank
Nooit meer ‘…maar dat heb ik toch op je bureau gelegd?’

Na jaren van trouwe dienst bleken de administratieve systemen van de Gottmer Uitgevers Groep niet meer goed opgewassen tegen de snelle veranderingen in de werkwijze van de uitgeverij en de diversificatie van het portfolio. Gegevens werden in verschillende systemen bijgehouden, wat voor dubbel werk zorgde en het risico op fouten vergrootte. Tijd voor een nieuw systeem dus. Marius van Campen (directeur) en Agatha Oudhuis (productie) vertellen waarom ze de hele bedrijfsvoering naar een nieuwe digitale omgeving hebben verplaatst en hoe dat is verlopen.

'Met name door onze groei en de sterk veranderende markt is de administratie van Gottmer de afgelopen jaren een stuk complexer geworden’, zegt Marius van Campen: ‘We ontwikkelen steeds meer nieuwe digitale productvormen, er zijn nieuwe afrekenmodellen bij gekomen en ons titelbestand wordt steeds omvangrijker. De oude systemen konden die veranderingen maar met moeite bijhouden. We waren toe aan een toekomstgerichte oplossing.’
 

Toen het besluit om over te gaan naar een nieuwe omgeving eenmaal was genomen, werd een lijst van wensen en eisen opgesteld. Marius van Campen: ‘We hebben zes systemen bekeken en met drie leveranciers een gesprek gehad. Uiteindelijk hebben we gekozen voor Biblio3. Vanwege de mogelijkheden die de software biedt, maar ook omdat zij gespecialiseerd zijn in de uitgeefbranche en internationaal al veel grote én kleine uitgeverijen als klant hebben.’

Wat vrij uniek is, is dat Gottmer in één keer een hele reeks modules van Virtusales heeft geïmplementeerd: voor contentbeheer, calculaties, royalty’s, contracten en klantgegevens. Het nieuwe boekhoudpakket van Finall is daar tegelijkertijd aan gekoppeld.

Gottmer heeft het systeem nu meer dan een jaar in gebruik en merkt het efficiency-voordeel in de praktijk, vooral bij het berekenen van royalty’s. Dat was altijd lastig en vooral tijdrovend. Agatha Oudhuis: ‘We maakten die overzichten een keer per jaar en dan waren we er intern bijna twee maanden zoet mee. Omdat de gegevens verspreid waren opgeslagen moest iedereen diep in zijn geheugen graven om de afspraken naar boven te halen.’

Het royalty-overzicht rolt er nu binnen een uur uit

Nu rolt het royalty-overzicht er binnen een uur uit. ‘De eerste keer was nog wel spannend. We hebben toen heel veel gecontroleerd, maar nu de basisafspraken er eenmaal goed in staan is het een kwestie van op de knop drukken en klaar. Alle gegevens worden vervolgens direct aan het boekhoudprogramma Finall doorgegeven zodat de bedragen automatisch uitbetaald kunnen worden. Tegelijkertijd worden de digitale overzichten naar de rechthebbenden gemaild.’

Geïntegreerde modules

Een grote verbetering ten opzichte van de oude situatie is dat alle modules geïntegreerd zijn: daardoor staan alle calculatiegegevens en metadata eenduidig geregistreerd. Als er iets verandert, wordt de wijziging op één plaats ingegeven en overal doorgevoerd. De oude gegevens blijven wel op de achtergrond in het systeem aanwezig en bij elke wijziging staat wie die wanneer heeft aangebracht, zodat je later altijd navraag kunt doen.

(tekst gaat verder na de afbeelding)



Speciaal voor Gottmer zijn ook externe koppelingen ontwikkeld. ‘We hebben ons ordersysteem bijvoorbeeld gekoppeld met dat van onze drukkers Ten Brink en Wilco’, legt Agatha Oudhuis uit. ‘Zodra we een order uitzetten gaat er een xml-bestandje naar hen toe waarin alle gegevens staan. Dat komt direct in hun systeem terecht.’ Marius van Campen vult aan: ‘Nu werken we aan de koppeling met het CB. Als we voortaan iets wijzigen aan de gegevens over een uitgave wordt die wijziging automatisch doorgevoerd bij het CB en daarmee bij alle boekverkopers die de CB-informatie gebruiken, bijvoorbeeld op hun site.’

Het hele bedrijf is in één keer overgegaan. Dat was ingrijpend, maar er zijn geen rampverhalen te vertellen: het ging gewoon goed. Het werk is in de tussentijd gewoon doorgegaan. ‘We hebben nooit met twee systemen naast elkaar gewerkt en we hebben er geen boek minder om uitgegeven, geen deadline uit hoeven stellen’, aldus Marius van Campen. ‘We hadden alles wel goed voorbereid. Een paar keer zijn daarvoor mensen uit Engeland overgekomen, de rest ging op afstand via conference calls. Zo nodig kon Virtuesales meekijken op onze schermen.’

Opleidingstraject

Vooraf hadden ze er rekening mee hadden gehouden dat de nieuwe manier van werken op weerstand zouden stuiten, maar die is er nauwelijks geweest. Het opleidingstraject heeft aan die soepele overgang bijgedragen. ‘Eerst hebben de mensen van Virtusales een paar “superusers” opgeleid,’ vertelt Oudhuis. ‘Daarna hebben die superusers, waar ik er een van ben, de collega’s ingewerkt. Regelmatig organiseerden we een vragenuurtje, maar verder was het vooral een kwestie van doen. Wat dat betreft is het pakket erg gebruiksvriendelijk en wijst het zich grotendeels vanzelf.’

Wat de acceptatie volgens Marius van Campen ook bevorderd heeft is dat iedereen de noodzaak van de implementatie inzag. Inmiddels ondervinden alle collega’s dagelijks de voordelen: veel dubbel werk wordt bespaard en gegevens staan helder en eenduidig geregistreerd. Marius van Campen besluit: ‘Wat ook een opluchting is: we werken niet meer met stapels formulieren waar een handtekening op moet. Een akkoord in het systeem is net zo veel waard.’ Agatha Oudhuis beaamt: ‘Nooit meer “…maar dat heb ik toch op je bureau gelegd?”’
 
Dit artikel is mede mogelijk gemaakt door Biblio3.